Dịch Vụ Bảo Hiểm Xã Hội 2026: Giải Pháp Quản Trị Nhân Sự & Tuân Thủ Pháp Lý

Trong bối cảnh Luật Bảo hiểm xã hội ngày càng có nhiều thay đổi nhằm siết chặt quản lý và mở rộng đối tượng tham gia, việc thực hiện đúng – đủ các thủ tục BHXH không chỉ là nghĩa vụ của doanh nghiệp mà còn là yếu tố then chốt để giữ chân nhân tài. Tuy nhiên, các nghiệp vụ như báo tăng/giảm lao động, chốt sổ hay giải quyết chế độ thai sản, ốm đau thường tiêu tốn nhiều thời gian và dễ phát sinh sai sót.

Tại EniLaw, chúng tôi cung cấp dịch vụ Bảo hiểm xã hội trọn gói, giúp doanh nghiệp FDI và các đơn vị nội địa xử lý mọi thủ tục trên phần mềm BHXH điện tử một cách chính xác, minh bạch và tối ưu chi phí.

I. Đối tượng bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội năm 2026

Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội, việc tham gia bảo hiểm là trách nhiệm song phương giữa người lao động và đơn vị sử dụng lao động.

Người lao động

Đối tượng bắt buộc tham gia bao gồm công dân Việt Nam và người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên. Đặc biệt, đối với các chuyên gia ngoại quốc đã được cấp giấy phép lao động, doanh nghiệp phải thực hiện đóng BHXH bắt buộc theo đúng lộ trình để đảm bảo quyền lợi khi họ về nước hoặc hưởng chế độ tại Việt Nam.

Người sử dụng lao động

Bao gồm các doanh nghiệp được thành lập công ty hợp pháp, cơ quan nhà nước, tổ chức quốc tế hoạt động tại Việt Nam có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng. Người sử dụng lao động có trách nhiệm trích đóng BHXH từ quỹ lương và nộp thay phần đóng của người lao động vào quỹ của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

II. Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu

Khi doanh nghiệp mới đi vào hoạt động, việc lập mã đơn vị và đăng ký tham gia lần đầu cần bộ hồ sơ chuẩn xác:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
• Tờ khai tham gia BHXH, BHYT của từng người lao động (Mẫu TK1-TS).

III. Thủ tục cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH

Trong quá trình làm việc, không hiếm trường hợp NLĐ làm thất lạc hoặc hỏng sổ bảo hiểm, ảnh hưởng trực tiếp đến việc hưởng các trợ cấp sau này.

Trường hợp sổ bảo hiểm xã hội bị hỏng hoặc mất

Hồ sơ xin cấp lại bao gồm:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
• Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH của người lao động.
• Bản sao căn cước công dân hoặc hộ chiếu (đối với người nước ngoài sở hữu thẻ tạm trú).

Trường hợp cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH

Áp dụng khi NLĐ thay đổi họ tên, ngày tháng năm sinh, dân tộc, quốc tịch hoặc điều chỉnh mức đóng, chức danh nghề nghiệp. Hồ sơ yêu cầu các giấy tờ chứng minh sự thay đổi (như trích lục khai sinh hoặc quyết định thay đổi thông tin cá nhân của Bộ Tư pháp).

IV. Thủ tục hưởng chế độ thai sản cho người lao động

Thai sản là chế độ quan trọng nhất đối với lao động nữ. EniLaw hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện quy trình 2 bước để NLĐ nhận tiền trợ cấp nhanh nhất:

Bước 1: Lập và nộp hồ sơ hưởng chế độ thai sản

Sau khi NLĐ đi làm lại hoặc sau khi sinh con, doanh nghiệp thu thập hồ sơ gồm:

• Bản sao giấy khai sinh hoặc giấy chứng sinh của con.
• Danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, phục hồi sức khỏe (Mẫu 01B-HSB).
• Hồ sơ được nộp qua phần mềm I-BHXH hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện trực quản.

Bước 2. Giải quyết hồ sơ xin hưởng chế độ thai sản

Cơ quan BHXH sẽ thẩm định hồ sơ trong vòng 06 – 10 ngày làm việc. Nếu hợp lệ, tiền trợ cấp sẽ được chuyển trực tiếp vào tài khoản cá nhân của người lao động hoặc thông qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp đã đăng ký với Ngân hàng Nhà nước.

V. Dịch vụ bảo hiểm xã hội tại EniLaw

Sử dụng dịch vụ thuê ngoài về BHXH là xu hướng của các doanh nghiệp hiện đại để tối ưu hóa bộ máy nhân sự. Tại EniLaw, chúng tôi cam kết:

1. Thực hiện trọn gói: Từ đăng ký mã đơn vị, báo tăng/giảm lao động đến chốt sổ BHXH khi NLĐ nghỉ việc.
2. Đối soát số liệu: Đảm bảo số tiền đóng BHXH khớp với danh sách lương trong hồ sơ kế toán thuế.
3. Giải quyết chế độ nhanh: Hỗ trợ NLĐ hoàn thiện giấy tờ để hưởng chế độ thai sản, ốm đau, tai nạn lao động ở mức cao nhất.
4. Tư vấn pháp lý: Cảnh báo các rủi ro về nợ đọng bảo hiểm và tư vấn xây dựng thang bảng lương phù hợp với quy định của Chính phủ.

Vì sao chọn EniLaw?

• Đội ngũ chuyên viên am hiểu sâu sắc về quản trị doanh nghiệp và rủi ro.
• Bảo mật thông tin lương và dữ liệu cá nhân tuyệt đối.
• Chi phí linh hoạt, phù hợp với quy mô từ startup đến tập đoàn lớn.